Stop paperille!

Kynätpois-haastekampanjassa toimialaa kannustettiin tehostamaan toimintaansa siirtymällä sähköiseen allekirjoittamiseen. Samalla nostettiin esille digitaalisen allekirjoituksen taloudellisia säästöjä ja ympäristövaikutuksia. Taloudellista säästöä kertyi käyttämättömistä paperiarkeista, mutta myös vähentyneistä työtunneista.

Haastekampanjassa oli käytössä hyötylaskuri, jonka avulla yritykset pystyivät laskemaan sähköisen allekirjoittamisen mahdolliset hyödyt. Laskuri toteutettiin yhteistyössä mobiiliohjelmistoja kehittävän Futuricen kanssa. Inspiraatiota haettiin verkossa yleistyneistä asuntolainalaskureista.

Ympäristöministeriön neuvottelevan virkamiehen Minna Perähuhdan mukaan sähköinen allekirjoittaminen voisi yleistyä Suomessa paljon nopeamminkin, mutta haasteet ovat osittain organisaation johdossa.

– Sähköisen allekirjoittamisen käyttöönotto vaatii organisaation johdon ratkaisuja ja konkreettista osoitusta hyödyistä. Käyttöönottoa on todennäköisesti hidastanut kiire ydintoimintojen kanssa, mutta oma osansa on myös yrityksen koolla ja iällä, hän sanoo.

Valtiolla sähköinen allekirjoittaminen on ollut Perähuhdan mukaan käytössä jonkin aikaa. Todetut hyödyt ovat olleet huomattavia.

– Suurin merkitys on ollut työprosessien sujuvoittamisessa.

Paperittomasta toimistosta heräteltiin keskustelua Business Week -lehdessä jo vuonna 1975. Tuolloin arvostettu talousalan julkaisu ennakoi, että toimistot ovat paperittomia 1990-luvulla. Toisin kävi, eikä paperittomuus ole vieläkään täysin arkipäivää.

Onko digitalisaation mallimaana pidetty Suomi siis jäänyt jälkijunaan muun muassa dgitaalisessa allekirjoittamisessa?

– En sanoisi, että ollaan jääty jälkijunaan. Moni asia hoituu jo täysin digitaalisesti sähköisen tunnistautumisen kautta sekä viranomaisten kanssa että yritysten välillä. Sähköisen allekirjoittamisen osalta monissa organisaatioissa ollaan kuitenkin jääty vielä printtaus-skannaus -rumbaan, joka aiheuttaa yllättävän paljon turhaa työtä ja tekee arkistoinnin haastavaksi. Tässä olisi vielä petrattavaa, Kira-digi-tiimin digipäällikkö Teemu Lehtinen sanoo.

Kampanjan yhteydessä konsulttiyritys KPMG selvitti sähköiseen allekirjoittamiseen siirtymisen vaikuttavuuspotentiaalia. Vaikuttavuusarvioinnin mukaan kiinteistö- ja rakentamisala voisi säästää vuosittain yli 300 miljoonaa euroa allekirjoittamalla asiakirjat sähköisesti. Summa vastaa noin puolta toimialan vuosittaisesta panostuksesta tuotekehitykseen. Selvityksen mukaan sähköisellä allekirjoittamisella säästyisi lähes seitsemän miljoonaa työtuntia ja yli 16 miljoonaa paperiarkkia vuosittain.

– Digitalisaatiolla ei sinänsä ole itseisarvoa, vaan sen tuottamia hyötyjä pitäisi aina arvioida läpinäkyvästi ja kokonaisvaltaisesti sekä yhteiskunnan että kunkin toimijan tasolla. Vastaavanlaisia selkeitä mittareita vaikuttavuuden näkökulmasta tarvitaan lisää, kampanjan suunnittelusta ja toteutuksesta vastanneen KIRAHubin yhteisö- ja kulttuurimanageri Vappu Id kertoo.

Haastekampanja saattaa saada jatkoa. Ympäristöministeriö seuraa tilannetta toimialajärjestöjen ja KIRA-hubin kanssa.