Milloin viimeksi kilpailutit työkaluhankinnat? Säästömahdollisuudet voivat yllättää

Yrityksen kalusto kasvaa usein vähitellen. Uusia koneita hankitaan uusille työntekijöille, vanhoja korvataan ja eri työmaille ostetaan omia työkaluja. Joskus kone jää vähälle käytölle, vaikka vastaava työkalu hankitaan myöhemmin toiseen paikkaan. Ehkä kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa missä mikäkin työkalu milloinkin menee ja mitä työkaluja yrityksellä on. Eräskin asfalttiporukka onnistui joskus hukkaamaan kokonaisen jyrän, joten kyllä niitä pienempiäkin työkaluja katoilee jos vaan niitä pidetään silmällä.

Työkaluhankintojen kilpailutus voi tulla ajankohtaiseksi esimerkiksi yrityksen kasvaessa, kalustoa uusittaessa tai silloin, kun työkalujen ylläpitokustannukset alkavat nousta. Myös pidempään jatkunut yhteistyö saman toimittajan kanssa voi olla hyvä syy tarkistaa, vastaavatko nykyiset hankintatavat ja työkalut edelleen yrityksen todellisia tarpeita.

Työkaluhankintojen kilpailuttaminen on rakennusalalla pitäisi olla vielä yleisempi käytäntö. Yritykset etsivät jatkuvasti keinoja tehostaa toimintaansa, parantaa kannattavuuttaan ja siihen yritys pystyy vaikuttamaan työkaluvalinnoillaan. Usein kilpailutuksen kohteena on yksittäisten työkalujen sijaan laajat työkalusarjat. Kuitenkin pienten ja suurien tilauksien yhteydessä on erittäin tärkeää kilpailuttaa kaikki työkalu investoinnit koska kaikki vaikuttaa kaikkeen.

– Pienemmät yritykset tekevät tyypillisesti yksittäisiä hankintoja, kun taas suuremmat yritykset kilpailuttavat laajempia kokonaisuuksia, kertoo Jouko Mäenpää.

Kilpailuttaminen voi tulla ajankohtaiseksi esimerkiksi yrityksen toiminnan tai tarpeiden muuttuessa. Mäenpään mukaan yrityksen koko ei kuitenkaan ratkaise, kannattaako kilpailuttaminen.

– Olennaisempaa on se, mitä kilpailutuksella halutaan saavuttaa. Tavoitteena voi olla toiminnan helpottaminen, joustavuuden lisääminen tai tuottavuuden parantaminen, Mäenpää täsmentää.

Lukuvinkki: Ostaako yrityksesi työkaluja? Boschilta voit saada koneita ja akkuja veloituksetta

Ennen kilpailutusta olisi hyvä selvittää, mitä yritys jo omistaa. Jos työkalukannasta ei ole ajantasaista luetteloa, hankintatarpeiden ja kustannusten arviointi voi perustua puutteellisiin tietoihin ja johtaa luultavasti virheellisiin valintoihin.

Pelkkä koneiden lukumäärä ei riitä. Yrityksen täytyy tietää myös, milloin työkalut on hankittu, missä ne ovat käytössä ja milloin niitä todennäköisesti täytyy uusia. Tämän jälkeen voidaan arvioida myös tulevien vuosien investointitarvetta.

Esimerkiksi 30 sähkötyökalun yrityksessä kaluston hankinta-arvo muodostuu koneiden lisäksi akuista, latauslaitteista, Lisätarvikkeista ja varaosista. Kokonaisuus voi olla huomattavasti suurempi kuin yksittäisiä ostoksia tehdessä tulee edes ajatelleeksi.

Lue myös: Kysyimme asiantuntijalta, mikä erottaa Bosch EXPERT-sähkötyökalusarjan muista

Työkalujen kilpailuttamisessa on helppo vertailla samanlaisten koneiden hankintahintoja. Vaikeampaa on arvioida, mitä työkalujen käyttäminen ja ylläpitäminen maksavat seuraavien vuosien aikana.

Kokonaiskustannuksiin vaikuttavat esimerkiksi koneiden hankintahinta, arvioitu käyttöikä, huolto- ja korjauskustannukset sekä takuuehdot. Merkitystä voi olla myös sillä, kuinka paljon yritys tarvitsee vara-akkuja tai varakoneita ja myös sitä, kuinka nopeasti rikkoutunut työkalu saadaan takaisin käyttöön.

Jotta tarjoukset olisivat vertailukelpoisia, yrityksen pitäisi määritellä etukäteen, mitä se todella tarvitsee. Jos yksi tarjous sisältää pelkät koneet ja toinen myös akut, latauslaitteet ja huoltopalveluja, ostohintojen suora vertaaminen voi olla harhaanjohtava.

Jouko Mäenpään mukaan yrityksiltä jää usein huomioimatta työkalujen käytöstä aiheutuvia piilokuluja.

– Esimerkiksi rikkoutuneiden koneiden tilalle tehtävät päällekkäiset hankinnat, kadonneiden tai rikkoutuneiden akkujen korvaaminen sekä huoltokustannukset voivat kasvattaa kokonaiskuluja huomattavasti. Nämä kustannukset tulevat usein esiin vasta kalustokartoituksen yhteydessä, Mäenpää huomauttaa.

Siksi kilpailutuksessa kannattaa vertailla hankintahintojen lisäksi myös takuuehtoja, tuotteiden saatavuutta ja huoltopalveluita.

– Ennen kaikkea on tärkeää löytää yrityksen tarpeisiin oikeanlainen kokonaisuus, Mäenpää painottaa.

Sinua saattaisi kiinnostaa: Iskuporakone kovaan ammattikäyttöön

Yksi työkalujen kokonaiskustannuksiin vaikuttava tekijä on takuuaika. Bosch EXPERT -sarjan sähkötyökaluille, akuille ja latauslaitteille on saatavissa viiden vuoden valmistajan takuu, joka vähentää odottamattomia korjaus- ja uusimiskustannuksia.

Jouko Mäenpään mukaan työkaluhankintojen taloudellista hyötyä voidaan arvioida yrityskohtaisella laskelmalla. Säästöpotentiaali riippuu kuitenkin suuresti yrityksen koosta, kalustosta ja käyttötarpeista.

– Esimerkiksi 30 henkilön yrityksessä voidaan parhaimmillaan saavuttaa noin 1 000 euron vuosisäästö. Viidessä vuodessa se tarkoittaa jo 5 000 euroa, Mäenpää havainnollistaa.

Mäenpään mukaan merkittävin taloudellinen hyöty ei kuitenkaan välttämättä synny itse työkalujen hankintakustannuksista.

– Suurin säästö tulee ajasta. Kun työkalukokonaisuus toimii ja kaluston hallintaan kuluu vähemmän aikaa, voidaan keskittyä tuottavaan työhön, Mäenpää korostaa.

Lukuvinkki: Vaativakin työ on helpompaa, kun on sopivat, toimivat ja kestävät työkalut

Työkaluhankintojen kilpailuttamista helpottaa, jos yrityksellä on ajantasainen tieto nykyisestä kalustostaan. Bosch tarjoaa tähän maksuttoman PRO360-palvelun, jonka avulla työkalujen tiedot voidaan koota samaan järjestelmään.

PRO360:lla voidaan hallinnoida työkalukantaa sekä rekisteröidä Boschin tuotteita pidennettyä takuuta varten. Myös muiden valmistajien työkaluja voidaan lisätä kalustonhallintaan, mikä mahdollistaa yrityksen erimerkkisten laitteiden tietojen kokoamisen yhteen paikkaan.

- Käytännössä siis samalla kun räätälöinti tehdään, laitetaan myös yrityksen kalusto kerralla yhteen paikkaan, PRO360:een, jolloin yrityksen työntekijät voivat helposti tarkistaa, missä kalusto menee. Näin vältytään myös päällekkäisiltä hankinnoilta ja pystytään helposti seuraamaan, ettei kalustomäärä kasva hallitsemattomasti huomaamatta, kertoo Mäenpää.

PRO360-palvelusta on hyötyä myös yrityksen kirjanpidossa ja käyttöomaisuuden inventoinnissa. Ajantasainen kalustoluettelo helpottaa työkalujen dokumentointia, kun tarvittavat tiedot voidaan hakea suoraan järjestelmästä.

– PRO360:stä saa kalustoraportin helposti ja nopeasti ilman, että työkalujen määrää tai tietoja tarvitsee selvittää muistinvaraisesti. Näin yrityksen kalustosta saadaan aina luotettava kokonaiskuva, Jouko Mäenpää kertoo.

Perehdy myös: Akkurälläkkä konepajatestissä: miten johdoton 230 mm kone toimii raskaassa käytössä?

PRO360:n kattavien tietojen perusteella on mahdollista pyytää tarjouksia, joissa vertaillaan yrityksen todelliseen tarpeeseen soveltuvia kokonaisuuksia. Kilpailutuksessa kannattaa käyttää samoja lähtötietoja ja vaatimuksia kaikille tarjoajille.

Jos yrityksen työkaluhankintoja ei ole tarkasteltu kokonaisuutena lähiaikoina, kilpailutuksen voi aloittaa nykytilanteen selvittämisestä. Ensimmäisessä vaiheessa ei tarvitse tehdä päätöstä uuden kaluston hankinnasta, vaan tavoitteena on muodostaa mahdollisimman tarkka käsitys yrityksen tarpeista.

PRO360-palveluun koottujen kalustotietojen avulla voidaan arvioida nykyistä työkalukantaa ja suunnitella tulevia hankintoja. Tietoja voidaan hyödyntää myös eri toimittajien tarjousten vertailussa.

Mäenpään mukaan kilpailutuksen aloittaminen on tehty yritykselle mahdollisimman helpoksi. Yhteyttä voi ottaa suoraan Boschiin tai Boschin jälleenmyyjään.

– Aloitamme noin tunnin mittaisella kartoitustapaamisella, jossa keräämme tarvittavat tiedot yrityksen kalustosta ja tarpeista. Sen jälkeen teemme muutaman käynnin työmaalle ja annamme yrityksen testata työkaluja käytännössä, Mäenpää kuvailee.

Kartoituksen ja työkalutestausten perusteella Bosch laatii yritykselle ehdotuksen ja tarjouksen yhdessä asiakkaan kanssa valitun Bosch-jälleenmyyjän kanssa.

Palvelun hyödyntäminen ei edellytä sitoutumista Boschin tuotteiden hankintaan.

– Kalustokartoitus on maksuton eikä sido yritystä mihinkään. Usein kartoituksessa nousee kuitenkin esiin uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen, jotka johtavat lopulta myös hankintapäätöksiin, Mäenpää kertoo.

Selvitä yrityksesi työkaluhankintojen säästömahdollisuudet – Boschin maksuton kalustokartoitus ei sido hankintoihin.