Rakennusprojektin dokumentaatio kuntoon – vältä riitelyt oikeudessa

Dokumentaation puuttuminen huomataan usein siinä vaiheessa, kun virhe on tapahtunut – ja niitähän tapahtuu. Me ihmiset, kun satumme olemaan epätäydellisiä ja teemme jatkuvasti virheitä ja opimme niistä – ainakin toivottavasti.

Kouluja, koteja ja kerrostaloja – pienempiä ja suurempia projekteja – saadaan ja on saatu kautta aikojen hoidettua vähäisellä dokumentoinnilla tai jopa ilman. Nykypäivänä suuntauksena on projekteissa eri osapuolien ja tekijöiden määrän lisääntyminen osapuolien yhä enemmän erikoistuessa vain tiettyyn työtoimenpiteeseen.

Dokumentaation merkitys kasvaa, etenkin kun kokonaisuus silppoutuu pieniin osiin eri tekijöiden ja osapuolien määrän kasvaessa. Kattava dokumentointi kuvaa siis kokonaisuuden hallintaa kirjallisessa muodossa. Näin kokonaisuus on myös tarpeen tullen esillä riittävän kattavasti kaikille tarvittaville osapuolille.

Kaikki osapuolet tai tekijät tekevät jonkin osuuden, pienemmän tai isomman roolinsa mukaan. Osapuolet voivat myös vaihtua kesken työn etenemisen, mikä osaltaan korostaa dokumentoinnin tärkeyttä projektin edetessä. Työn on hyvä olla dokumentoitua, jotta voidaan tarvittaessa palata ja todentaa aiempia työvaiheita ilman itse työn tekijän läsnäoloa ja todennusta.

Dokumentointia rakennusprojektin yhteydessä löytyy monenlaista; lain vaatimia, sitovia ja vapaaehtoisia sekä eri vaiheisiin. Hankkeen eri vaiheet sisältävät myös eri tyyppisiä dokumentteja; ennen hankkeen aloittamista, hankkeen aikaista ja päättymiseen liittyviä.

Muun muassa työturvallisuuslaki, valtioneuvoston asetus rakennustyön turvallisuudesta,maankäyttö- ja rakennuslaki, sekä ympäristöministeriön määräykset määrittävät vaatimuksia dokumentoinnille.

Onnistunut projekti lähtee alkuperäisen sopimuksen pitämisestä ja sen kuluessa tarkastuksissa ja ynnä muissa kokouksissa sovittujen pienempien asioiden hoitamisesta. Pienempi tai suurempi asia, sopimus työn hoitamisesta on kuitenkin tehty ja vastuutettu. Näin ollen sopimus asian/työn hoitamisesta on sitova.

Dokumentoinnista puhuttaessa käsitetään nykyään muutakin kuin pelkkä asiakirja kirjallisena – paperisena tai sähköisenä. Dokumentaatioon voi kuulua, vaikka videot ja valokuvat, mikä osaltaan lisää dokumentaation arvoa. Asia voi olla todennettavissa siis muutenkin kuin tekstinä, kunhan kaikilla osapuolilla on sama aineisto. On myös hyvä huomioida, että videoiden ja kuvien alkuperä on hyvä olla selvillä sekä dokumentoitu (päivämäärä, paikka, tekijä).

Suullinenkin sopimuskin on pätevä, mutta miksi panostaa kirjallisesti tehtyyn sopimukseen tai ylipäätään dokumentaatioon?

Muistiinpanot, pöytäkirjat ynnä muut dokumentit ja asiakirjat toimivat objektiivisena eli ulkoisena muistijälkenä sovituista asioista. Toisin kuin suullinen muistijälki, joka on vahvasti subjektiviinen eli tekijän näkökulma. Puhuttaessa ja keskusteltaessa asioita voidaan käsittää eri tavalla, mutta kirjallisena kyseenomaiset asiat ovat selkeät kaikille osapuolille. Kaikilla osapuolilla on myös mahdollisuus vaikuttaa dokumentoituun tekstiin – dokumentista riippuen esimerkiksi kommentointikierroksilla.

Monet aiemmin mainitut rakennusurakan vaiheet on syytä dokumentoida – mikä yleisenä tapana onkin, mutta laadusta voidaan käydä keskustelua. Usein esimerkiksi kiire voi aiheuttaa usein sen, että sovitaan ja dokumentoidaan asioista vain pääpiirteittäin ja yksityiskohdat jätetään pienemmälle huomiolle. Huomioimatta jättäminen voi olla tarkoituksellista, mutta useimmiten voi johtua vain kiireestä tai vastaavasta.

Mitä siis voi pahimmillaan käydä, kun ei dokumentoida tarpeeksi riittävästi? Entä mitkä ovat kattavan dokumentaation hyödyt?

Riittävä ja kattava dokumentointi voi vähentää häiriötilanteita, kun kaikille osapuolille on tarpeeksi selvästi osoitettu työtehtävät. Kattava dokumentointi voi myös tuoda lisäarvoa huomaamatta; käsiteltävät asiat tulevat huomaamattakin käsiteltyä ja ajateltua tarkemmin, kun asiaa kirjataan tai vaikkapa valokuvataan. Riittävä ja kattava dokumentointi osoittaa myös, että asiaan on paneuduttu eikä hoidettu vain toisella kädellä.

Puhumattakaan riitojen ja epäselvyyksien selvittämisestä siinä tapauksessa, kun se kuuluisa ruskea tavara osuu tuulettimeen. Kaikki selvittelyt ja riitelyt vievät valtavasti aikaa – eli käytännössä rahaa – ja energiaa kaikilta osapuolilta.

Yhteisen edun nimissä kaikilla osapuolilla on oikeus ja velvollisuus vaatia tarkkaa dokumentaatiota asioiden edetessä – pakko ei ole, mutta kannattavaa varmasti pitkässä juoksussa.

Tietotekniikan käyttö nykypäivänä on valtava apu. Projektipankit, ohjelmat, lomakkeet ynnä muut vastaavat apuvälineet auttavat dokumentaation hallinnassa. Tosin tiedot täytyy olla myös jaettavissa, kun sama tieto pitää olla kaikkien osapuolien saatavissa ja nähtävissä (etenkin työmaapalavereissa).

Yksi luonteva ja joustava tapa dokumentaation apuvälineenä lienee nykypäivänä sähköposti. Saman tiedon kulkiessa kaikille nopeasti ja joustavasti, kaikille osapuolille jää myös tiedot sähköiseen arkistoon. Sähköpostin rajoituksena lienee kuitenkin rajoittuminen pienempään ja joustavampaan tiedon jakamiseen ja tekemiseen. Virallisempaan dokumentaatioon lienee sopivan paremmin sähköiset ja/tai paperiset asiakirjat – ja useassa tapauksessa vaaditaan.

Dokumentaatiota on siis paljon erilaista ja erityyppistä – esimerkiksi videot ja valokuvat kirjallisten asiakirjojen lisäksi –, mutta tietotekniikasta löytyy nykypäivänä suuri apu kattavaan ja riittävään dokumentaation hallintaan projektissa kuin projektissa.

Asioiden selvittäminen tarpeeksi etukäteen on kaikkien osapuolien etu, mutta aina ei voida välttyä ristiriitatilanteilta. Ristiriitatilanteiden selvittämiseen tarjoaa apua Jurinet Oy Lakiasiaintoimisto.