Juniorit tarvitsevat treenitiloja, mutta ovet ovat kiinni – voisiko olemassa olevia tiloja käyttää tehokkaammin?

Tilapula ei siksi aina tarkoita neliöpulaa. Kysymys voi olla siitä, kuinka helposti jo olemassa oleva tila voidaan antaa toisen käyttäjäryhmän käyttöön. Kun tilaan pääsy edellyttää avaimen noutamista virka-aikana, erillistä maksamista, käyttöoikeuden käsittelyä ja avaimen palauttamista, yhdenkin liikuntasalivuoron järjestäminen voi synnyttää yllättävän paljon hallinnollista työtä.

Rakennuksen käyttöastetta voidaan nostaa myös muuttamalla tapaa, jolla tiloja varataan ja niihin päästään. Koulujen, liikuntatilojen ja muiden julkisten rakennusten ilta- ja viikonloppukäyttöä voidaan helpottaa yhdistämällä tilavaraus, maksaminen ja kulkuoikeuksien hallinta.

Koulujen liikuntasalit ovat päivisin opetuskäytössä, mutta iltaisin samoille neliöille voi olla kysyntää juniorijoukkueilla, urheiluseuroilla, tanssiryhmillä ja muilla harrastajilla. Sama koskee kuntosaleja, auditorioita, kokoustiloja, keittiöitä, työpajoja ja muita tiloja, joiden käyttö voisi jatkua varsinaisen päivätoiminnan päätyttyä.

Tarve on ajankohtainen myös valtakunnallisesti. Harrastamisen Suomen mallissa lapsille ja nuorille järjestetään harrastuksia koulupäivän yhteydessä, ja lukuvuonna 2026–2027 toimintaa tarjotaan jo 273 kunnan alueella. Toimintaan arvioidaan osallistuvan lähes 150 000 perusopetusikäistä lasta ja nuorta. Syksyllä 2026 mallia pilotoidaan lisäksi lukioissa ja ammatillisissa oppilaitoksissa.

Harrastustoiminnan lisääminen kasvattaa samalla tarvetta tiloille, jotka ovat oikeassa paikassa ja joita voidaan käyttää myös varsinaisen opetuksen ulkopuolella. Koulut ovat tässä kiinnostavia rakennuksia: liikuntasalien lisäksi niissä voi olla esimerkiksi musiikki-, kuvaamataito-, käsityö-, keittiö- ja muita erityistiloja, joille voisi löytyä käyttöä myös iltaisin.

Rakennuksen monikäyttöisyys ratkaistaan kuitenkin vasta käytännössä. Tila voi olla fyysisesti vapaa, mutta se ei vielä tarkoita, että ulkopuolinen käyttäjä pääsee sinne sujuvasti.

Kun kunnassa tai muussa organisaatiossa tarvitaan lisää harrastus- tai kokoontumistiloja, ensimmäinen kysymys on helposti, mistä uusia tiloja löydetään. Ennen uuden tilan rakentamista tai vuokraamista kannattaa selvittää myös nykyisten rakennusten todellinen käyttöaste eri vuorokaudenaikoina.

Koulurakennus on tästä hyvä esimerkki. Sen tilat voivat olla arkisin tehokkaassa käytössä aamusta iltapäivään, mutta osa rakennuksesta jää vähälle käytölle iltaisin, viikonloppuisin ja loma-aikoina. Tilanne vaihtelee luonnollisesti rakennuksittain, eikä kaikkia koulun tiloja voida avata ulkopuolisille. Jo suunnittelussa voidaan kuitenkin erottaa toisistaan alueet, joita käytetään vain koulun toimintaan, ja tilat, joihin voidaan järjestää hallittu pääsy myös muille käyttäjille.

Tällä on merkitystä myös rakennushankkeissa. Kun uutta koulua, liikuntarakennusta tai monitoimitaloa suunnitellaan, iltakäyttö vaikuttaa muun muassa tilojen sijoitteluun, kulkureitteihin, lukitukseen, kulunvalvontaan ja siihen, voidaanko osa rakennuksesta pitää suljettuna samalla, kun esimerkiksi liikuntasali on ulkopuolisen ryhmän käytössä.

Perinteisessä mallissa tilan käyttöoikeuteen liittyy usein useita vaiheita. Varaus hyväksytään, maksu käsitellään ja käyttäjälle järjestetään avain, kulkutunniste tai ovikoodi. Jos avain pitää noutaa kunnan palvelupisteestä tai muusta toimipisteestä sen aukioloaikana, digitaalinen tilavaraus ei vielä tee koko prosessista digitaalista.

Tilapäisten käyttäjien määrä kasvattaa hallinnollista työtä nopeasti. Juniorijoukkueen valmentaja tarvitsee pääsyn liikuntasaliin tiettynä viikonpäivänä, yhdistys kokoustilaan kerran kuukaudessa ja yksittäinen käyttäjä kuntosalille silloin, kun hänelle itselleen sopii. Käyttöoikeuksien pitäisi alkaa ja päättyä oikeaan aikaan ilman, että jokainen muutos vaatii uuden avaimen luovuttamisen.

Samalla on pystyttävä rajaamaan, mihin käyttäjä pääsee. Liikuntasalin varaajan ei tarvitse päästä opetustiloihin, toimistoihin tai rakennuksen muihin osiin. Kulunhallinta liittyy siksi suoraan rakennuksen monikäyttöisyyteen.

Joustava iltakäyttö edellyttää samalla tarkkaa kulunhallintaa. Rakennuksen avaaminen harrastajille ei tarkoita kaikkien ovien avaamista kaikille.

Käyttöoikeus voidaan suunnitella tilan ja ajan mukaan. Liikuntasalin käyttäjä tarvitsee esimerkiksi pääsyn ulko-ovelta saliin, pukuhuoneisiin ja mahdollisesti välinevarastoon, mutta rakennuksen muut osat voidaan pitää suljettuina. Kokoustilan käyttäjän kulkureitti voi olla kokonaan toinen.

Tämä kannattaa huomioida jo rakennuksen tila- ja turvallisuussuunnittelussa. Mitä selkeämmin iltakäyttöön tarkoitetut tilat voidaan erottaa rakennuksen muista osista, sitä helpompi kulkua on hallita. Myös wc-tilojen, poistumisreittien, valaistuksen ja muiden iltakäytössä tarvittavien tilojen pitää sijoittua toimivan kulkureitin varrelle.

Digitaalisessa kulunhallinnassa käyttöoikeutta voidaan myös muuttaa tai poistaa ilman fyysisen avaimen takaisin saamista. Ovenavauksista voidaan muodostaa lokitietoa, mikä helpottaa rakennuksen käytön hallintaa ja poikkeustilanteiden selvittämistä.

Konkreettinen esimerkki löytyy Enontekiöltä, jossa Seniortekin e-Tilat-varaus- ja kulunvalvontajärjestelmä otettiin käyttöön Hetan ja Kilpisjärven kuntosaleilla alkuvuodesta 2025.

Aiemmassa toimintamallissa kuntosalin käyttöoikeuden hankkiminen sisälsi hakemuksen, laskutuksen ja kulkutunnisteen noutamisen. Kunnan työntekijät seurasivat maksuja ja käyttöoikeuksia myös Excel-taulukoiden avulla. Kahden toisistaan noin 180 kilometrin päässä sijaitsevan kuntosalin käyttöoikeuksien hallinta työllisti useita kunnan työntekijöitä.

Uudessa mallissa käyttäjä voi ostaa kuntosalin käyttöoikeuden verkossa ja avata oven puhelimeen saatavalla mobiilitunnisteella. Maksu ohjautuu järjestelmästä suoraan kunnalle, eikä käyttäjän tarvitse noutaa erillistä kulkutunnistetta.

Enontekiön kunnan hyvinvointiohjaajan Seniortekille antaman arvion mukaan järjestelmä on vähentänyt hallinnollista työtä ja helpottanut kuntosalien käyttöä myös matkailijoille, tilapäistyöntekijöille ja muille käyttäjille. Kuntosalin käyttö ei ole enää sidottu käyttöoikeuksien luovuttamisen osalta virka-aikaan.

LUKUVINKKI: Hetassa ja Kilpisjärvellä kuntosalin ovet avautuvat mobiilitunnisteella

Myös Limingan kunnassa e-Tilat on yhdistetty liikuntatilojen varaukseen, maksamiseen ja kulunvalvontaan. Seniortekin julkaisemassa referenssissä järjestelmä on ollut käytössä muun muassa Linnukka-hallin ja Tupoksen koulun kuntosaleilla sekä Krankka-areenalla.

Referenssin mukaan lukitusten automatisointi kasvatti tilojen käyttöastetta. Seniortekin vuonna 2023 julkaisemassa jutussa kunnassa oli käytössä noin 1 400 mobiilitunnistetta ja niiden avulla tehtiin lähes 7 000 ovenavausta kuukaudessa.

Limingan esimerkki osoittaa myös, ettei digitaalinen kulkuoikeus palvele vain nuoria käyttäjiä. Seniortekin referenssissä järjestelmää käytti esimerkiksi 84-vuotias kuntosaliharrastaja. Digitaalisten palvelujen rinnalla tarvitaan kuitenkin käyttöönoton opastusta ja vaihtoehtoisia toimintatapoja käyttäjille, joille älypuhelimen käyttö ei ole luontevaa.

LUKUVINKKI: Mobiilitunnisteen käyttö lisäsi Limingassa liikuntatilojen käyttöä

Vanhan rakennuksen käyttöä voidaan kehittää kulunhallinnan ja tilavarausten avulla, mutta parhaat edellytykset monikäyttöisyydelle luodaan jo rakennusta suunniteltaessa.

Jos koulun liikuntasalia halutaan käyttää iltaisin, sen sisäänkäynti voidaan sijoittaa niin, ettei harrastajien tarvitse kulkea opetustilojen kautta. Rakennus voidaan jakaa kulunhallinta-alueisiin, jolloin iltakäytössä avataan vain tarvittavat tilat. Samalla voidaan suunnitella pukuhuoneiden, wc-tilojen ja välinevarastojen saavutettavuus sekä valaistuksen ja muun talotekniikan ohjaus käyttöaikojen mukaan.

Sama periaate soveltuu monitoimitaloihin, kirjastoihin, kulttuuri- ja liikuntarakennuksiin sekä muihin julkisiin kiinteistöihin. Rakennuksen käyttäjät voivat vaihtua päivän aikana useita kertoja, mutta kaikkien käyttäjäryhmien ei tarvitse päästä kaikkialle.

Monikäyttöisyydestä tulee silloin osa rakennuksen toiminnallista suunnittelua eikä jälkikäteen ratkaistava kulunhallintaongelma.

Olemassa olevassa rakennuksessa lähtökohtana ovat nykyinen lukitus, kulunvalvonta, tietoliikenneyhteydet ja tilojen käyttötapa. Ennen uuden järjestelmän hankintaa kannattaa selvittää, mitä nykyisestä infrastruktuurista voidaan hyödyntää ja missä kohdissa muutoksia todella tarvitaan.

Samalla on hyödyllistä käydä nykyinen varausprosessi läpi käyttäjän näkökulmasta. Kuinka monta vaihetta liikuntasalin varaamiseen kuuluu? Pitääkö avain hakea jostain? Miten maksu käsitellään? Kuka lisää käyttöoikeuden? Miten peruutus hoidetaan? Entä miten käyttöoikeus poistuu vuoron päätyttyä?

Prosessin kuvaaminen paljastaa, syntyykö hallinnollinen työ itse tilavarauksesta vai varauksen ympärille rakentuneista manuaalisista vaiheista.

Seniortekin e-Tilat voidaan integroida olemassa oleviin kulunvalvonta- ja lukitusratkaisuihin kohteen teknisten edellytysten mukaan. Saneerauskohteessa tämä voi mahdollistaa varaus- ja kulunhallinnan uudistamisen ilman koko lukitusjärjestelmän uusimista.

Rakennettu neliö aiheuttaa kustannuksia riippumatta siitä, käytetäänkö sitä kaksi vai kaksitoista tuntia päivässä. Lämmitys, ylläpito, huolto ja pääoma sitoutuvat rakennukseen myös silloin, kun tila on tyhjillään.

Korkea käyttöaste ei silti ole itseisarvo. Jokaisen tilan avaaminen mahdollisimman monelle käyttäjälle voi kasvattaa siivouksen, valvonnan, energiankulutuksen ja ylläpidon kustannuksia. Siksi tilojen laajempaa käyttöä kannattaa arvioida kokonaisuutena: millaista kysyntää tilalle on, mitä lisäkäyttö edellyttää ja mitä kustannuksia tai tuloja siitä syntyy.

Digitaalinen tilavaraus tuottaa samalla tietoa siitä, milloin ja kuinka paljon tiloja varataan. Tieto auttaa tunnistamaan kysytyimmät ajat ja tilat sekä ne neliöt, joiden käyttö jää vähäiseksi. Tätä voidaan hyödyntää myös tulevien tila- ja investointitarpeiden arvioinnissa.

Syksyn harrastuskausi tekee tilojen kysynnän näkyväksi, mutta sama kysymys koskee rakennuksia ympäri vuoden. Kun juniorijoukkue etsii harjoitusvuoroa, yhdistys kokoustilaa tai kuntalainen kuntosalia, sopiva tila voi jo olla olemassa. Käytön esteenä voi olla se, ettei tilan varaamista, maksamista ja sinne pääsyä ole järjestetty riittävän joustavasti.

Rakennuttajalle ja kiinteistönomistajalle tämä muuttaa näkökulmaa tilatarpeeseen. Ennen uusien neliöiden etsimistä kannattaa selvittää, kuinka tehokkaasti nykyisiä neliöitä käytetään ja voisiko niiden käyttöaikaa laajentaa hallitusti.

Uudiskohteessa monikäyttöisyys voidaan huomioida tilajaossa, kulkureiteissä ja kulunhallinnassa jo suunnitteluvaiheessa. Olemassa olevassa rakennuksessa voidaan puolestaan tarkastella, kuinka nykyinen lukitus ja kulunvalvonta taipuvat uusiin käyttötapoihin.

Seniortekin e-Tilat yhdistää tilavarauksen, maksamisen ja kulunhallinnan samaan prosessiin. Ratkaisun tavoitteena on tehdä julkisten tilojen ja liikuntatilojen varaamisesta sekä käyttämisestä mahdollista myös ilman avainten luovuttamiseen sidottua asiakaspalveluprosessia.

Onko kiinteistössänne tiloja, joiden käyttö voisi jatkua nykyistä pidempään? Tutustu Seniortekin e-Tilat-ratkaisuun ja selvitä, miten tilavaraus ja kulunhallinta voidaan toteuttaa nykyisessä tai suunnitteilla olevassa rakennuksessa.